Informations sur l'utilisation de l'affranchisseuse connectée

La personnalisation du courrier professionnel est un des points forts méconnus de l’affranchisseuse automatique. Il vous est en effet possible d’imprimer une empreinte publicitaire (aussi appellée flamme publicitaire) sur chaque l’enveloppe, à côté de l’affranchissement.

L’empreinte publicitaire est une impression différente de l’empreinte d’affranchissement apposée sur le courrier par la machine à affranchir. Il s’agit d’une zone rectangulaire de quelques centimètres carrés située à gauche de l’empreinte d’affranchissement. Elle contient des informations supplémentaires qui peuvent servir l’entreprise. Par exemple :

• Une adresse
• Un numéro de téléphone
• Un site web
• Une promotion spéciale
• Un logo
• Un slogan
• Un message publicitaire
• Des vœux
• …

L’apposition d’une empreinte publicitaire s’avère très utile pour personnaliser ses envois et susciter un effet particulier chez le destinataire. Les objectifs peuvent être variés : communiquer un message publicitaire de façon moins intrusive, renforcer l’image de son entreprise et son professionnalisme, se démarquer, donner des informations touristiques, séduire les collectionneurs en reproduisant des illustrations célèbres,…

Selon le modèle de machine à affranchir, vous pouvez varier d’empreinte publicitaire selon vos envois. En effet, les modèles les plus sophistiqués peuvent enregistrer jusqu’à 8 empreintes différentes. Vous pouvez ainsi, par exemple, communiquer le numéro d’un service en particulier selon la nature du courrier.

L’utilisation d’une empreinte publicitaire engendre des frais supplémentaires, sous forme de « redevance postale ». Le paiement de cette redevance est indispensable pour avoir l’autorisation d’utiliser votre courrier comme un support de communication (et publicitaire). Le montant est à payer auprès du fournisseur de votre machine à affranchir qui le reversera ensuite aux services postaux.

L’empreinte d’affranchissement, un élément clé pour optimiser la gestion de votre courrier

Votre affranchisseur, directement relié au service de La Poste, imprime ce que l’on appelle l’Empreinte de Machine à Affranchir ou EMA.

Cette impression – qui a valeur de justificatif de paiement et remplace donc le timbre – affiche différents éléments :

• Montant de l’affranchissement en valeur numéraire
• Numéro d’identification de la machine
• Numéro de timbre (unique)
• Nom du bureau de poste dont vous dépendez
• Mention postale (Lettre Prioritaire, Lettre Verte, Ecopli)

Grâce à l’EMA délivrée, vos courriers sont toujours au juste tarif postal en vigueur.

Les différentes mentions postales obligatoires

Le type de mentions postales a beaucoup évolué depuis la création de la machine à affranchir (au début du XXème siècle), jusqu’à devenir aujourd’hui obligatoire. Quelles sont les mises à jour à connaître en tant qu’utilisateur professionnel ?

Quelles fournitures utiliser pour vos mentions postales ?

Encres et étiquettes

Alors qu’auparavant l’encre utilisée était principalement rouge, le bleu est désormais recommandé par l’UPU (Union Postale Universelle http://actualites.upu.int/) pour toute impression de mention postale sur votre courrier professionnel. En effet, depuis 2001 la plupart sont devenues bleues, cette couleur étant plus facilement lisible par les lecteurs optiques.

Notez, en outre, que cette recommandation a valeur d’obligation depuis le 1er juillet 2013.

Ainsi, pour que vos plis et colis affranchis par une timbreuse professionnelle, soient acceptés et traités par La Poste, l’encre employée devra être bleue.

Types de mentions et obligations d’emploi

Depuis le 30 septembre 2012, les mentions postales Lettre Verte et Lettre Prioritaire sont devenues obligatoires : les services postaux traiteront vos courriers affranchis uniquement dans le cas où les dites mentions y sont effectivement apposées.

• La mention « Lettre Verte »

Obligatoire cette mention est idéale pour : des envois plus économiques et plus écologiques

• 0,55 euros pour un pli ≤ à 20g
• Distribution en 48 heures
• Réduction de 30 % des émissions de CO2
• La mention « Lettre Prioritaire »

Conçue pour les besoins plus urgent, cette mention doit obligatoirement être imprimée sur l’empreinte de machine à affranchir.

Ses avantages :

• 0,58 € (lettre ≤ à 20g)
• 24 heures de délai de livraison
• Services multiples en option : distribution suivie, recommandés, remise contre signature, etc.
• La mention « Ecopli »

Solution d’envoi économique du courrier, l’application de cette mention permettent de réduire vos frais postaux tout en assurant une distribution efficace :

• Courrier distribué à J+4
• Tarif réduit pour les documents non prioritaires
• Le dépôt en boîte aux lettres

Cette mention doit apparaître obligatoirement sur les enveloppes affranchies par une « très petite machine à affranchir » : elle permet en effet de déposer ses plis dans n’importe quelle boîte postale de rue.

Différents accès aux mentions postales selon les fournisseurs:

Attention, suivant le modèle et le concessionnaire choisi, la mention postale est plus ou moins possible et valable. L’ancienneté de votre machine, la non-adéquation de l’encre ou du format d’impression… sont autant d’éléments représentant une non-conformité.

Renseignez-vous auprès de l’un des 4 distributeurs ou sur leurs sites internet.

De la même manière que les mentions postales issues de modèles non homologués (ou dont l’homologation a été retirée), les mentions manuscrites ou imprimées d’un ordinateur sont également proscrites.

Vous avez investi dans une machine à affranchir pour faciliter la gestion de vos courriers ? Mais une fois les plis affranchis, encore faut-il les poster…

Pour cela, différentes possibilités s’offrent à vous : elles dépendent du modèle de machine à timbrer dont vous êtes équipé.

Quelles démarches pour déposer votre courrier ?

La marche à suivre pour la remise collecte de votre courrier d’entreprise dépend de deux éléments :

• Le type de machine employée : tpMAc, pMAc ou Mai;
• Le produit postal utilisé : colissimo, courrier recommandé, envoi simple, lettre prioritaire…

Vous êtes équipé d’une Petite Machine à Affranchir Connectée ?

Dans ce cas, vous pouvez déposer vos plis classiques dans n’importe quelle boîte aux lettres de rue. En revanche, pour les colis volumineux ou recommandés, vous devez vous rendre au guichet de poste le plus proche.

Vous utilisez un autre type d’équipement ?

Le nombre moyen journaliers de vos affranchissements se situe entre 30 et 1000 plis.

Considérant l’important volume d’envois, le dépôt en boîte postal (BAL) n’est plus possible. Voici la démarche à adopter :

• Sélectionnez le bureau de poste de votre choix comme établissement de dépôt de courrier : il sera ainsi mentionné dans votre contrat de location;
• Déposez vos colis, plis et recommandés dans le lieu préalablement choisi et notifié sur ledit contrat.

Pour un volume d’envois moyen (consommation annuelle < 100.000€) : vous déposez votre courrier (quel qu’il soit) dans un établissement de La Poste proche de votre entreprise, qui sera fixé dans le contrat.

Pour un grand volume d’envois (consommation annuelle > 100.000€) : vos envois doivent être déposés dans votre établissement d’attache mentionné dans le contrat. Celui-ci propose un service S3C (Service Conseil Collecte Courrier). En d’autres termes, il se positionne comme un intermédiaire entre La Poste et les grands clients afin de garantir la conformité des envois affranchis avec cet équipement de bureau.

Les conditions de dépôt du courrier

Vos envois affranchis avec une machine à affranchir doivent respecter certaines conditions lorsqu’ils sont déposés :

• Vous devez trier vos envois selon les éventuelles conditions émises dans votre contrat de location.
• Tous les envois doivent présenter l’empreinte imprimée par la machine à affranchir.
• Les envois affranchis doivent être déposés conformément à la date apposée sur l’empreinte (au-delà, ils ne seront pas pris en charge).

La collecte : la solution qui allège votre gestion du courrier

Optionnelle, la collecte de courrier est un service complémentaire à la location d’une machine d’affranchissement.

Vous manquez de temps ? Le nombre de colis à envoyer quotidiennement avoisine la centaine ? La distance qui vous sépare du bureau de collecte postale et/ou le poids des éléments de courrier vous obligeraient à utiliser un véhicule ?

La Poste a développé pour vous un système de collectes courrier additionnel (ajouté à votre facture La Poste) :

• Concept de la collecte : un coursier La Poste vient collecter, à votre adresse, l’ensemble des courriers affranchis par votre timbreuse;
• Régularité : les modalités de collecte sont adaptables ; vous déterminez la régularité et la saisonnalité des collectes selon vos besoins (quotidien/2 jours par semaine/hebdomadaire ; toute l’année/par saison…)
• Tarif moyen pratiqué : comptez 1 500 euros HT/ an, pour une collecte journalière jusqu’à 2 000 colis par jour (5 j/7).