Quelles économies avec une machine à affranchir ?

Gagner du temps sur la préparation du courrier

Une machine à affranchir remplace la pose manuelle des timbres par l’impression d’une empreinte postale sur l’enveloppe ou sur une étiquette. Elle évite de gérer un stock de timbres et permet de préparer les envois directement dans l’entreprise.

Selon le modèle, elle peut aussi automatiser la pesée, l’alimentation et l’impression de plusieurs plis successifs. Ces fonctions sont particulièrement utiles lorsque les volumes de courrier augmentent.

• Moins de manipulations répétitives pour les collaborateurs ;
• moins de déplacements consacrés à l’achat de timbres ;
• préparation plus rapide des séries de courriers.

Les modalités de dépôt ou de collecte dépendent toutefois de la catégorie de machine et des services souscrits. Elles sont détaillées dans notre guide pratique du courrier affranchi.

Profiter des tarifs postaux professionnels

L’utilisation d’une machine homologuée peut donner accès aux tarifs d’affranchissement réservés aux professionnels, selon les prestations postales et les conditions applicables. L’écart avec le prix d’un timbre acheté au tarif grand public varie suivant le type d’envoi et son poids.

Pour estimer les économies possibles, il faut comparer les tarifs correspondant aux courriers réellement expédiés par l’entreprise, et non appliquer un pourcentage de réduction identique à tous les envois.

Éviter le sur-affranchissement

Lorsqu’une balance est associée à la machine, le poids du pli aide à déterminer le montant à imprimer pour la prestation sélectionnée. Cette méthode limite le risque d’utiliser un timbre d’une valeur supérieure au tarif nécessaire.

Affranchir différents types d’envois

Selon les fonctionnalités de l’équipement et les services proposés, une affranchisseuse peut servir à préparer des lettres ordinaires, des courriers suivis, des recommandés ou certains colis. Des étiquettes et formalités complémentaires peuvent être nécessaires pour certaines prestations.

Le choix du matériel doit donc tenir compte des formats, des destinations et des services postaux utilisés au quotidien. Pour comparer les capacités des différentes catégories, consultez la page Modèles de machines à affranchir.

Mieux suivre et maîtriser les dépenses postales

Les systèmes de suivi associés aux machines à affranchir permettent de consulter la consommation postale et, selon les solutions, de distinguer les dépenses par période, utilisateur ou service de l’entreprise.

• Identifier les postes de dépenses les plus importants ;
• suivre l’évolution des volumes et des coûts ;
• répartir les frais entre différents services ou centres de coûts ;
• faciliter le rapprochement avec les relevés et factures.

Le télérelevé et les fonctions de reporting varient selon les machines et les contrats. Leur fonctionnement est présenté dans notre page Fonctionnement d’une machine à affranchir.

Valoriser l’image de l’entreprise grâce à l’empreinte publicitaire

En complément de l’empreinte d’affranchissement, certaines machines permettent d’imprimer une flamme publicitaire sur les enveloppes. Cette zone personnalisable peut afficher un logo, un slogan, des coordonnées ou un message lié à une campagne commerciale.

Cette fonctionnalité contribue à rendre les courriers plus reconnaissables et à renforcer la cohérence de la communication de l’entreprise. Plusieurs visuels peuvent parfois être mémorisés, selon les capacités du modèle.

L’utilisation d’une empreinte publicitaire peut entraîner des frais supplémentaires. Retrouvez les explications sur la personnalisation du courrier et les conditions tarifaires ici.

Calculer la rentabilité réelle d’une machine à affranchir

Les économies d’affranchissement doivent être mises en regard des frais de location et d’utilisation de l’équipement. Une machine adaptée à un service traitant plusieurs centaines de plis par jour ne présente pas nécessairement le même intérêt pour une petite structure expédiant quelques lettres par semaine.

Les coûts à comparer

• Le volume et la nature des courriers expédiés sur une année ;
• les tarifs postaux professionnels applicables ;
• le loyer de la machine et les éventuelles prestations de maintenance ;
• les cartouches d’encre, les étiquettes et les autres consommables ;
• les options éventuelles, notamment la collecte ou les empreintes publicitaires.

Prendre aussi en compte le temps de travail

Le gain ne se limite pas à la différence entre deux tarifs postaux. Le temps consacré à la préparation du courrier, à l’achat de timbres et au suivi administratif peut également peser dans le calcul. L’objectif est de comparer le coût annuel complet de l’organisation actuelle avec celui d’une solution équipée.

Pour aller plus loin, consultez notre page consacrée aux prix et frais des machines à affranchir.