Comment fonctionne une machine à affranchir ?

Le principe de fonctionnement d’une machine à affranchir

Une machine à affranchir, également appelée affranchisseuse ou machine à timbrer, remplace la pose manuelle des timbres par l’impression d’une empreinte d’affranchissement directement sur l’enveloppe ou sur une étiquette destinée à un envoi.

Selon le modèle, elle permet de peser le courrier, de sélectionner une prestation postale et de calculer le montant à affranchir. Les équipements les plus complets automatisent aussi l’alimentation des plis et leur pesée au passage.

Installation et connexion

Certains modèles sont autoinstallables : l’utilisateur peut les mettre en service en suivant les instructions du fournisseur. D’autres nécessitent l’intervention d’un technicien, notamment lorsqu’ils comportent des équipements de traitement du courrier plus élaborés.

Les machines connectées communiquent avec les services nécessaires à leur fonctionnement, aux opérations d’affranchissement et au suivi de la consommation postale. Les modalités de connexion et de mise en service dépendent du modèle et du contrat.

Les étapes pour affranchir un courrier

Une fois la machine installée, l’affranchissement d’une lettre ou d’un pli s’effectue en quelques opérations.

1. Peser l’envoi : déposer le courrier sur la balance, lorsqu’elle est intégrée ou associée à la machine.
2. Choisir le produit postal : sélectionner la prestation correspondant à l’envoi et à sa destination, parmi celles prises en charge par l’appareil.
3. Vérifier le montant : contrôler le tarif proposé en fonction du poids et des paramètres sélectionnés.
4. Imprimer l’empreinte : introduire l’enveloppe dans la machine ou imprimer une étiquette, selon le matériel utilisé.
5. Déposer le courrier : remettre les plis affranchis selon les modalités de dépôt ou de collecte applicables à la catégorie de machine et au contrat postal.

Pesée et alimentation automatiques

Sur certains modèles professionnels, un alimenteur automatique entraîne successivement les enveloppes. Une balance dynamique peut également peser chaque pli lors de son passage et permettre le calcul du tarif correspondant, ce qui facilite le traitement des volumes importants.

L’empreinte d’affranchissement et les mentions postales

L’empreinte de machine à affranchir (EMA) matérialise l’affranchissement de l’envoi. Elle remplace le timbre traditionnel et comporte des informations nécessaires à l’identification et au traitement postal du courrier.

Les informations imprimées sur l’envoi

Selon le modèle et les règles postales applicables, l’empreinte peut notamment faire apparaître :

• le montant de l’affranchissement ;
• la date de l’affranchissement ;
• l’identification de la machine ;
• des indications relatives au produit ou au service postal sélectionné.

Couleur de l’encre et mentions réglementaires

La présentation des empreintes et les règles relatives à l’encre ont évolué avec les équipements de lecture et de tri du courrier. Il convient d’utiliser des consommables adaptés à la machine et de respecter les prescriptions postales applicables. Les possibilités d’impression peuvent varier selon les fabricants et les modèles.

Personnaliser son courrier avec une empreinte publicitaire

La flamme publicitaire, également appelée empreinte publicitaire, permet de personnaliser les courriers professionnels directement lors de leur affranchissement. Elle est distincte de l’empreinte postale qui indique le montant payé et les informations nécessaires à l’acheminement.

Quelles informations peut-on imprimer ?

La zone réservée à la personnalisation peut accueillir, selon les possibilités de la machine et les règles applicables :

• le logo et le slogan de l’entreprise ;
• une adresse, un numéro de téléphone ou un site internet ;
• une offre promotionnelle ou un message publicitaire ;
• des vœux, une illustration ou une communication événementielle.

Cette personnalisation contribue à renforcer l’identité visuelle de l’entreprise et à rendre ses envois plus reconnaissables. Elle peut aussi servir à communiquer les coordonnées d’un service ou un message adapté au destinataire.

Plusieurs flammes publicitaires selon les envois

Certains modèles permettent de mémoriser plusieurs empreintes et de sélectionner celle qui convient au courrier expédié. Des équipements ont notamment proposé jusqu’à huit empreintes enregistrées ; le nombre disponible doit être vérifié dans les caractéristiques du modèle choisi.

Quelle redevance pour une empreinte publicitaire ?

L’utilisation d’une flamme publicitaire peut donner lieu à une redevance postale, généralement facturée par le concessionnaire selon les conditions applicables. Pour 2026, les montants de référence retenus sur ce site sont de 68 € HT par empreinte unitaire et de 195 € HT pour un forfait illimité sur les machines de nouvelle génération concernées. Ces tarifs et leur périmètre sont à confirmer auprès du fournisseur avant toute souscription.

Mise à jour des tarifs postaux

Les tarifs et les prestations postales évoluent. La machine doit donc disposer des informations nécessaires pour proposer le montant correspondant au produit sélectionné.

Selon les équipements, les mises à jour peuvent être déployées automatiquement par connexion ou nécessiter une procédure communiquée par le concessionnaire. Il est utile de vérifier ce point avant de choisir une machine à affranchir.

Le télérelevé et le suivi des affranchissements

Le télérelevé permet la transmission des données nécessaires au suivi et à la facturation des affranchissements, selon les services associés à la machine. Il réduit les opérations de déclaration manuelle et facilite la consultation de la consommation postale.

Certains systèmes proposent des relevés détaillés par période, machine ou service utilisateur. Ces fonctions peuvent aider l’entreprise à analyser ses dépenses et à mieux organiser le traitement de son courrier.